Se trata de conocer la situación de partida de la empresa en su funcionamiento interno, revisando los diferentes procesos que se llevan a cabo, la distribución de funciones y responsabilidades de los puestos de trabajo, los flujos de información disponibles, … para evaluar posibles deficiencias e identificar áreas de mejora. Las conclusiones de este estudio se recogen en un informe completo desglosado por procesos operativos y de apoyo.
Paralelamente se establecerá un plan de acción de mejoras para optimizar el sistema organizativo. La programación en el tiempo de las medidas de mejora se establece en función de su prioridad por el grado de impacto que generen en la empresa, la necesaria secuenciación de acciones relacionadas y el diseñar un calendario de trabajo realista por los recursos disponibles para su implementación.
El informe y el plan de acción se presenta a la Dirección y Responsables de área en una reunión de trabajo para su discusión y validación.